Fatturazione elettronica

Dal 1° gennaio 2019 decorrerà l'obbligo di emissione della fattura in formato elettronico per tutte le operazioni nazionali poste in essere fra soggetti privati. Sarà una data storica.

Qualsiasi fattura emessa da soggetti IVA dovrà avere il formato xml ed essere inviata attraverso il Sistema di Interscambio e conservata in formato elettronico.

Si tratta di un passaggio epocale che riguarderà le imprese ed i professionisti ed avrà un impatto sugli adempimenti contabili, nonchè sul lavoro dei commercialisti che fungeranno da intermediari.

Il dottore Commercialista dovrà modificare le procedure di tenuta della contabilità e di assolvimento degli adempimenti tributari. Ma anche il Cliente e, più in generale, il contribuente (imprese e professionisti soggetti IVA), dovrà adeguarsi alle novità.

Rimarranno analogiche solo le fatture emesse dai soggetti in regime di vantaggio (ex minimi) e quelle emesse dai soggetti in regime forfetario.

Lo Studio Tribuario Sodini assiste il Cliente ad adeguare la propria struttura amministrativa ai nuovi obblighi.

Sarà un'occasione da non perdere nell'evoluzione verso la digitalizzazione dei processi della propria azienda.

A partire dall’1.1.2019, devono essere documentate mediante fattura elettronica, a norma dell’art. 1 co. 3 del DLgs. 127/2015, le cessioni di beni e le prestazioni di servizi effettuate tra soggetti resi­denti, stabiliti ovvero identificati ai fini IVA in Italia. Sono dunque compresi nell’ambito di appli­ca­zione del nuovo obbligo anche:

• le stabili organizzazioni in Italia di soggetti esteri;
• i soggetti esteri identificati ai fini IVA in Italia direttamente, ai sensi dell’art. 35-ter del DPR 633/72, ovvero mediante rappresentante fiscale, ai sensi dell’art. 17 co. 3 del DPR 633/72.

L’obbligo riguarda sia le operazioni effettuate verso soggetti passivi IVA, sia le operazioni effettuate nei confronti di privati consumatori (ove soggette all’obbligo di fatturazione ex art. 21 del DPR 633/72).

Restano escluse dall’obbligo in argomento le operazioni effettuate da o nei confronti di soggetti esteri, ossia verso soggetti non residenti, non stabiliti e non identificati ai fini IVA in Italia.  

Tali operazioni potranno continuare ad essere documentate, alternativamente, mediante fattura carta­cea o elettronica e, nella generalità dei casi, saranno oggetto della nuova comunicazione mensile delle operazioni transfrontaliere, introdotta con decorrenza dal 2019 dalla stessa legge di bilancio 2018 (art. 1 co. 909 della L. 205/2017). 

Sono espressamente esonerati dall’obbligo di fatturazione elettronica i soggetti passivi IVA che si avvalgono:

• del regime di vantaggio ex art. 27 del DL 98/2011;
• del regime forfetario ex art. 1 co. 54-89 della L. 190/2014.

Ma cosa è la fattura elettronica? Corrisponde alla fattura emessa in formato pdf? Assolutamente no!

Il provv. Agenzia delle Entrate 30.4.2018 n. 89757 definisce la “fattura elettronica” come un docu­mento informatico:

• emesso in formato strutturato XML (eXtensible Markup Language);
• conforme alle specifiche tecniche approvate dallo stesso provvedimento;
• trasmesso per via telematica al Sistema di Interscambio (SdI);
• recapitato dal SdI al soggetto ricevente.

Il file della fattura non deve contenere macroistruzioni o codici eseguibili tali da attivare funzionalità che possano modificare gli atti, i fatti o i dati nello stesso rappresentati.

In mancanza di tali requisiti, la fattura si considera non emessa.

In base a quanto disposto dal provvedimento Agenzia delle Entrate 30.4.2018 n. 89757, la fattura elettronica riporta:

• gli elementi obbligatori di cui all’art. 21 o 21-bis del DPR 633/72 (a seconda che si tratti di una fattura ordinaria o semplificata), in quanto elementi fiscalmente rilevanti;
• le informazioni obbligatorie indicate nelle specifiche tecniche allegate allo stesso provvedimento;
• eventuali informazioni facoltative, previste dalle stesse specifiche tecniche, volte ad agevolare la gestione digitalizzata dei flussi di fatturazione.

Le fatture elettroniche devono essere conservate in modalità elettronica ai sensi dell’art. 39 del DPR 633/72.

 In attuazione dell’art. 1 co. 6-bis del DLgs. 127/2015, i soggetti passivi IVA potranno usufruire di un servizio di conservazione elettronica delle fatture (conforme al DPCM 3.12.2013), previa adesione ad un apposito accordo di servizio pubblicato nell’area riservata del sito web dell’Agenzia delle Entrate.

 Il servizio sarà utilizzabile: 

• dai soggetti passivi IVA residenti, stabiliti o identificati ai fini IVA in Italia;
• dai relativi intermediari appositamente delegati, anche diversi da quelli di cui all’art. 3 co. 3 del DPR 322/98.

  Il servizio garantisce la conservazione elettronica, ai sensi del DM 17.6.2014, per le fatture e le note di variazione emesse e ricevute attraverso il SdI.

Emissione della fattura

I dati contenuti nella fattura elettronica sono i medesimi di quella "cartacea" previsti dall’art. 21 del DPR 633/72 (data di emissione, numero, dati del cedente o prestatore e del cessionario o committente, ecc.). 

All’interno del file fattura è necessario riportare le ulteriori informazioni obbligatorie previste dalle specifiche tecniche allegate al provv. Agenzia delle Entrate 30.4.2018 n. 89757, ancorché non pre­viste dagli artt. 21 e 21-bis del DPR 633/72. Fra queste si menzionano, a titolo esemplificativo, le informazioni riguardanti:

• il tipo di documento emesso (distinguendo tra fattura, parcella, autofattura, acconto o anticipo su fattura o parcella, nota di credito o nota di debito);
• il regime fiscale applicato dal cedente o prestatore (es. regime ordinario, regime forfetario, regime dell’editoria, IVA per cassa, ecc.);
• l’eventuale applicazione della ritenuta, dell’imposta di bollo e della cassa previdenziale;
• i dati del documento di trasporto emesso in caso di fatturazione differita;
• la natura dell’operazione ove l’imposta non sia indicata in fattura (operazione esclusa, esente, non imponibile, ecc.);
• l’identificativo fiscale del soggetto trasmittente;
• il numero progressivo attribuito dal soggetto trasmittente al file per l’invio al Sistema di Interscambio.

Per consentire una più agevole gestione digitalizzata dei flussi attivi e passivi di fatturazione, il trac­ciato della fattura elettronica approvata con il provvedimento Agenzia delle Entrate 30.4.2018 n. 89757 per­mette l’indicazione di ulteriori dati facoltativi, come i dati relativi alla tipologia di beni e servizi ceduti ovvero funzionali alle esigenze informative proprie dei rapporti tra fornitore e cliente.

È infatti possibile indicare, ad esempio:

• i dati relativi all’ordine di acquisto;
• i dati relativi al trasporto dei beni;
• i dati per il pagamento.

Al fine di agevolare gli operatori nella predisposizione del file fattura in formato XML, l’Agenzia delle Entrate metterà a disposizione alcuni servizi gratuiti.

In particolare, la fattura potrà essere predisposta mediante:

• una procedura web disponibile sul sito dell’Agenzia delle Entrate (accessibile con le credenziali Entratel/Fisconline, Carta Nazionale Servizi e SPID);
• un’applicazione per dispositivi mobili (accessibile mediante le credenziali Entratel/Fisconline);
• un software specifico rilasciato dall’Agenzia delle Entrate e installabile su PC.

Il consiglio, tuttavia resta quello i utilizzare software di mercato standardizzati, compatibili con le specifiche tecniche allegate al provv. 30.4.2018 n. 89757.

La fattura elettronica deve essere trasmessa e ricevuta mediante il Sistema di Interscambio (SdI). Ciò significa che:

• il soggetto trasmittente invia il documento elettronico al SdI mediante appositi canali;
• il SdI recapita la fattura al destinatario, il quale può riceverla dotandosi a sua volta di un apposito canale di ricezione, ovvero acquisendola su un’apposita area autenticata del sito dell’Agenzia delle Entrate laddove non abbia attivato altro canale di ricezione.

È ammessa la trasmissione sia di fatture singole, sia di un lotto di più fatture.

La fattura elettronica è trasmessa al Sistema di Interscambio:

• dal soggetto obbligato a emetterla ai sensi dell’art. 21 del DPR 633/72;
• da un intermediario che agisce per conto del soggetto obbligato all’emissione e che può essere anche un soggetto diverso dagli intermediari abilitati individuati dall’art. 3 del DPR 322/98.

In quest’ultimo caso occorre indicare nella fattura i dati del soggetto incaricato.

Resta ferma, in ogni caso, la responsabilità del soggetto passivo.

La fattura elettronica può essere trasmessa al SdI utilizzando:

• i servizi informatici messi a disposizione dall’Agenzia delle Entrate (procedura web e “app” utilizzabili anche per la predisposizione del file fattura);
• la posta elettronica certificata (PEC);
• gli specifici canali di colloquio con il Sistema di Interscambio, ossia:

–      un sistema di cooperazione applicativa su rete Internet con servizio esposto tramite modello web service;

–      un sistema di trasmissione dati tra terminali remoti basato su protocollo FTP.

L’attivazione di questi ultimi canali risulta più onerosa rispetto all’attivazione degli altri strumenti men­zionati e implica un preventivo processo di accreditamento al Sistema di Interscambio per impostare le regole tecniche di colloquio tra l’infrastruttura informatica del soggetto trasmittente e il SdI (si veda il sito www.fatturapa.gov.it).

Al termine del processo di accreditamento, che può richiedere anche alcuni mesi di tempo, viene rilasciato il codice destinatario (ossia un codice di 7 cifre) associato al canale telematico attivato.

Ai sensi dell’art. 21 del DPR 633/72, la fattura è emessa al momento di effettuazione dell’operazione, determinato a norma dell’art. 6 del DPR 633/72, ossia in corrispondenza della consegna o spedizione dei beni ovvero del pagamento del corrispettivo (fatte salve le ipotesi di fatturazione differita ex art. 21 co. 4 del DPR 633/72).

Conformemente a tale disposizione, ai fini del nuovo obbligo di cui all’art. 1 co. 3 del DLgs. 127/2015, la fattura deve essere trasmessa al Sistema di Interscambio al momento di effettuazione dell’operazione (cfr. risposte Agenzia delle Entrate al Videoforum organizzato dalla stampa spe­cializzata in data 24.5.2018).

Se la fattura non è scartata dal SdI, essa si considera emessa e la data di emissione cui fare riferimento ai fini dell’individuazione del termine di esigibilità dell’imposta è la data riportata sulla fattura (provv. Agenzia delle Entrate 30.4.2018 n. 89757).

Sebbene l’apposizione della firma digitale sulla fattura non sia obbligatoria, il soggetto passivo IVA potrebbe ritenerla opportuna al fine di garantire l’autenticità del documento. Tuttavia, se essa ri­sul­ta presente, il SdI effettua il controllo sulla validità del relativo certificato e, in caso di esito negativo, il file viene scartato.

Ricezione delle fatture di acquisto

La fattura elettronica trasmessa al Sistema di Interscambio viene successivamente recapitata dal sistema medesimo al destinatario indicato sul documento. Il recapito avviene secondo modalità differenti a seconda del canale di ricezione attivato dal destinatario. 

La fattura elettronica può essere recapitata dal Sistema di Interscambio:

• al cessionario o committente;
• a un intermediario che agisce per conto del cessionario o committente e che può essere anche un soggetto diverso dagli intermediari abilitati individuati dall’art. 3 del DPR 322/98.

I canali utilizzabili per la trasmissione delle fatture non sono i medesimi utilizzabili per la ricezione delle stesse.

Il destinatario della fattura può ricevere il documento elettronico mediante:

• un sistema di posta elettronica certificata (PEC);
• uno degli specifici canali di colloquio con il Sistema di Interscambio, preventivamente accreditato, ossia:

–      un sistema di cooperazione applicativa su rete Internet con servizio esposto tramite modello web service;

–      un sistema di trasmissione dati tra terminali remoti basato su protocollo FTP.

Nel primo caso, se il cessionario o committente comunica l’indirizzo PEC al cedente o prestatore, questi (o il relativo intermediario) indica nel campo “codice destinatario” della fattura il codice convenzionale “0000000” e nel campo “PEC Destinatario” l’indirizzo PEC.

Nel secondo caso, se il cessionario o committente comunica il codice di 7 cifre al cedente o prestatore, questi (o il relativo intermediario) inserisce tale codice nel campo “codice destinatario” della fattura senza compilare il campo “PEC Destinatario”.

Lo Studio Tributario Sodini assiste il cliente nella operatività sopra descritta e consiglia l'utilizzo di gestionali standardizzati; ciò eviterà inutili perdite di tempo e soprattutto ridurrà il rischio di errori nella ricezione delle fatture passive.

Se la fattura viene emessa nei confronti di privati consumatori, ossia nei confronti di soggetti che non hanno attivato né una PEC, né uno degli altri canali telematici per la ricezione delle fatture, il campo “codice destinatario” viene valorizzato con il codice convenzionale “0000000” e fra i dati del cessionario o committente non è riportato un numero di partita IVA, ma esclusivamente il codice fiscale del destinatario.

Il SdI, di conseguenza, mette a disposizione:

• la fattura elettronica sul sito web dell’Agenzia delle Entrate, nell’area riservata al soggetto ricevente;
• un duplicato informatico della fattura elettronica nell’area riservata del cedente o prestatore.

In caso di operazioni verso privati consumatori sussiste comunque l’obbligo, per il cedente o pre­statore, di consegnare direttamente al cliente finale una copia informatica o analogica della fattura, anche se quest’ultimo può rinunciarvi.

Contestualmente, il cedente o prestatore comunica che il documento elettronico è messo a dispo­sizione dal SdI nell’area riservata.

Se la fattura viene emessa nei confronti di soggetti passivi IVA che si avvalgono:

• del regime di vantaggio ex DL 98/2011,
• o del regime forfetario ex L. 190/2014,
• o del regime speciale di esonero per i produttori agricoli di cui all’art. 34 co. 6 del DPR 633/72,

le modalità di messa a disposizione del documento sono analoghe a quelle previste per le opera­zioni effettuate nei confronti di privati consumatori.

Anche in tal caso, il campo “codice destinatario” viene valorizzato con il codice convenzionale “0000000” e il SdI mette a disposizione:

• la fattura elettronica sul sito web dell’Agenzia delle Entrate, nell’area riservata al cessionario o committente;
• un duplicato informatico della fattura elettronica nell’area riservata del cedente o prestatore.

Il cedente o prestatore è tenuto a comunicare al cessionario o committente che l’originale della fattura elettronica è disponibile nell’apposita area riservata del sito web dell’Agenzia delle Entrate, anche mediante la consegna di una copia informatica o analogica della fattura.

L’Agenzia delle Entrate ha chiarito che le fatture emesse verso soggetti non residenti, non stabiliti e non identificati ai fini IVA in Italia, ancorché non soggette all’obbligo di cui all’art. 1 co. 3 del DLgs. 127/2015, possono essere inviate al SdI. In tal caso, il campo “codice destinatario” della fattura viene valorizzato con il codice “XXXXXXX”.

I dati delle fatture così “trasformate” si intenderanno già acquisiti dall’Agenzia delle Entrate ai fini della comunicazione delle operazioni transfrontaliere introdotta dalla legge di bilancio 2018.

Non è ammessa, invece, la trasmissione al SdI delle fatture ricevute da soggetti esteri, per cui queste ultime dovranno comunque essere oggetto della suddetta comunicazione (cfr. risposte Agenzia delle Entrate fornite in occasione del Videoforum del 24.5.2018).

RIEPILOGO DELLE CASISTICHE RIGUARDANTI LE FATTURE ATTIVE

Cliente senza codice destinatario o pec

Qualora il cliente non abbia comunicato il codice destinatario o la pec, all’atto della emissione della fattura è sufficiente indicare 0000000 (sette zeri) come codice destinatario.

Emissione di fattura elettronica a clienti in regime forfettario o di vantaggio

Come codice destinatario indicare 0000000 (sette zeri)

Emissione di fattura elettronica a cliente non titolare di partita IVA (ma titolare solo di codice fiscale)

Come codice destinatario indicare 0000000 (sette zeri)

Occorre ricordare che anche per le fatture destinate a soggetto non titolare di partita IVA, la società è tenuta alla trasmissione al Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle entrate in formato elettronico. Successivamente si dovrà consegnare al cliente la fattura emessa in formato cartaceo o digitale (pdf).

Si ricorda che per i medici e per le farmacie, per l’anno 2019, è previsto l’esonero della fatturazione elettronica per i dati inviati al Sistema tessera Sanitaria (prestazioni di cura rese a persona fisica), mentre permane l’obbligo di ricezione delle fatture di acquisto in formato elettronico.

Emissione di fattura elettronica a clienti esteri

Come codice destinatario indicare XXXXXXX (sette volte la lettera X).

Nel campo codice di avviamento postale indicare 00000 (cinque zeri).

Nel campo provincia, indicare EE.

L’emissione di una fattura elettronica ad un cliente estero, consente di evitare la predisposizione ed invio all’Agenzia delle entrate del cd. “Esterometro”, una sorta di spesometro contenente i dati delle fatture emesse a clienti esteri. Successivamente si dovrà consegnare al cliente estero la fattura emessa in formato cartaceo o digitale (pdf).

Per chiarimenti è possibile leggere la nostra circolare e contattarci.